Een succesvolle samenwerking tussen tekstschrijver of copywriter en opdrachtgever begint met een stevige basis: een duidelijke briefing. Het opstellen van een heldere en gedetailleerde briefing is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het eindresultaat voldoet aan de verwachtingen van beide partijen.
In deze blogpost deel ik met je waarom een goede briefing zo belangrijk is, in welke valkuilen je kunt trappen als je geen briefing opstelt en welke onderdelen essentieel zijn in een degelijke briefing.
Wat is een briefing?
Een briefing is een document dat dient als opdrachtomschrijving. Het wordt bij zakelijke en vaak creatieve opdrachten gebruikt om de instructies, doelstellingen en verwachtingen over te brengen van opdrachtgever naar opdrachtnemer. Denk hierbij niet alleen aan tekstschrijver of copywriters, maar ook aan ontwerpers, websitebouwers en reclamebureaus.
Zoals gezegd kun je een briefing zien als basis van iedere opdracht. Het zorgt ervoor dat voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer duidelijk is wat de wederzijdse verwachtingen zijn.
Alleen al doordat de opdrachtgever nadenkt over wat hij eigenlijk wil bereiken, zorg je ervoor dat de opdracht scherper ingestoken kan worden en de kans op succes groter is.
Waarom is het opstellen van een briefing belangrijk?
Voor een copywriter biedt een briefing richting en houvast. De verwachtingen die in de briefing zijn geschetst zijn gemakkelijker na te komen als ze zwart op wit staan, zodat de tekstschrijver er altijd op terug kan grijpen. Hierdoor is de kans op het ontstaan van misverstanden en teleurstellingen bij de oplevering een stuk kleiner.
Daarnaast stelt een goede briefing de copywriter in staat om de juiste toon, stijl en boodschap vast te leggen, wat leidt tot effectieve communicatie met de doelgroep. Concluderend kun je dus stellen dat met een briefing een stevige basis wordt gelegd voor een succesvolle tekstuele samenwerking.
Valkuilen wanneer je geen briefing opstelt
Regelmatig hoor ik geluiden dat mensen het opstellen van een briefing zonde vinden van hun tijd. Daar ben ik het absoluut mee oneens! Bedenk je maar eens wat er kan gebeuren als de verwachtingen niet juist op elkaar afgestemd zijn.
Juist door de tijd te nemen een goede en duidelijke briefing op te stellen, bespaar je uiteindelijk tijd en kunnen beide partijen efficiënter werken. Wanneer de opdracht helemaal duidelijk is, bespaar je eventuele revisierondes en onnodige correcties.
Neem je toch niet de tijd voor het opstellen van een briefing, dan kun je op een briefje krijgen dat er sprake gaat zijn van miscommunicatie.
Als je je beoogde doelen niet gaat communiceren, is de kans minimaal dat de tekstschrijver je bedoelingen begrijpt en daarmee is de kans maximaal dat jij je beoogde doelen niet gaat halen. Wat zonde van je investering!
Informatie over jouw organisatie
Voor copywriters en tekstschrijvers is het erg belangrijk om jou en je organisatie goed te leren kennen. Als je voor het eerst met elkaar gaat samenwerken, vragen tekstschrijvers dan ook om extra informatie over je bedrijf. Dat kun je per mail toesturen, maar nog fijner is om face-to-face (of digitaal) kennis te maken. Dan voel je direct of er een klik is.
Vragen die je kunt verwachten bij zo’n kennismaking gaan bijvoorbeeld over de grootte van de organisatie, welke producten en/of diensten je levert en wat het merkverhaal is. Wie is de doelgroep, wie zijn je belangrijkste concurrenten? Welke tone of voice houd je aan bij je uitingen? Dit is voor tekstschrijvers de basiskennis die noodzakelijk is om een goede tekst voor je te kunnen schrijven.
Informatie over de opdracht
Wanneer de basiskennis over je organisatie bij de copywriter bekend is, door bovengenoemde kennismaking of door een eerdere samenwerking, bespreek je wat je opdracht precies is. In 8 onderdelen, die samen de briefing vormen, beschrijf je je opdracht zo specifiek mogelijk.
1. Opdrachtbeschrijving
De opdrachtbeschrijving is het meest essentiële onderdeel van een briefing. In dit onderdeel beschrijf je om wat voor soort tekst het moet gaan, bijvoorbeeld een websitetekst, een blog, een brochure of een vacaturetekst.
Indien het relevant is kun je hier benoemen hoeveel woorden de tekst moet bevatten en of het gaat om een eenmalige of herhalende opdracht.
Je kunt je voorstellen dat de opdracht voor het schrijven van een blog regelmatig terug kan keren, terwijl je met teksten voor een gehele website wel even vooruit kunt.
2. Context van de opdracht
Er is een aanleiding voor dat je op zoek bent naar een goede tekst. Je bent tegen een probleem aangelopen en denkt dat (schriftelijk) communiceren de oplossing is.
Maar waarom wil je communiceren? Welke situatie denk je hiermee te verbeteren?
Bij het onderdeel Context van de opdracht beschrijf je dit zo gedetailleerd mogelijk, zodat de tekst de perfecte oplossing gaat zijn van jouw probleem.
3. Inhoud
Je hebt vast al een idee in je hoofd, wanneer je een briefing schrijft. Belangrijk is om helder te hebben wat je wilt communiceren. Wat is je kernboodschap? Via welke kanalen wil je deze boodschap overbrengen? Heb je wellicht bewijs waarom jouw boodschap de waarheid is?
Als het de bedoeling is de tekst op het internet te verspreiden, vermeld je bij dit onderdeel ook of de schrijver bij het opstellen van de tekst rekening moet houden met bepaalde SEO elementen.
Als je zelf al in beeld hebt welke zoekwoorden naar voren moeten komen, benoem je dit hier ook. Je kauwt hiermee zeker niet voor, maar geeft wel een zetje in de goede richting en laat de rest over aan de expertise van de schrijver.
4. Doelstelling
In het tweede punt hebben we gezien dat de aanleiding voor jouw opdracht een probleem is. Onder Doelstelling geef je aan wat je beoogt op te lossen met deze tekst. Wat wil je bereiken? Wanneer kun je spreken van een succesvol uitgevoerde opdracht?
Je kunt hier denken in bijvoorbeeld KPI’s, maar ook de onderlinge samenwerking kun je meenemen in dit onderdeel. Verwachtingen uitspreken is een belangrijk onderdeel van de briefing.
5. Doelgroep
Als copywriter kun je geen tekst opstellen zonder te weten voor wie je het schrijft. Het is daarom belangrijk om helder te hebben wie tot je doelgroep(en) behoort. Beschrijf ze zo gedetailleerd mogelijk!
Denk hierbij niet alleen aan demografische kenmerken, maar ook aan gedragskenmerken, uitdagingen en pijnpunten. Wellicht heb je wel persona’s van je doelgroep! Stuur deze dan zeker als bijlage van de briefing mee.
6. Budget
Het is goed om van tevoren na te denken over hoeveel geld je wilt uitgeven aan de opdracht. Aan de hand van bovengenoemde wensen kan je copywriter beoordelen of het haalbaar is om voor dit budget de opdracht goed te kunnen uitvoeren.
Mocht dit niet het geval zijn, ga dan gewoon het gesprek aan. De meeste tekstschrijvers staan ervoor open om met je mee te denken over hoe de opdracht aangepast kan worden zodat het binnen de gestelde financiële kaders valt.
7. Tijdlijn
Zeker niet onbelangrijk is het tijdspad dat je voor je hebt: wanneer moet de tekst opgeleverd worden? Is er een harde deadline of komt het niet zo nauw? Houd hierbij ook rekening met eventuele revisierondes die tijd in beslag nemen.
8. Overige achtergrondinformatie
Als je al allerlei achtergrondinformatie hebt over het te beschrijven onderwerp, stuur dit dan alvast mee met je briefing. Denk bijvoorbeeld aan links naar handige, informatieve websites of documenten die de huisstijl van je organisatie beschrijven. Dit stelt de tekstschrijver in staat zo nauwkeurig mogelijk in te schatten hoeveel tijd de opdracht in beslag gaat nemen.
Het proces ná de briefing
Wanneer de briefing klaar is, gaat je tekstschrijver aan de slag met de offerte. Vraag naast de prijsindicatie ook om een debriefing, om te checken of alles goed over is gekomen. Hiermee wordt zo duidelijk mogelijk wat je van elkaar kunt verwachten als je akkoord gaat met de offerte, zodat er zo min mogelijk kans is op miscommunicatie.
Conclusie
Als je het beste uit een samenwerking met een tekstschrijver wilt halen, is het argument dat je geen tijd hebt voor het opstellen van een briefing niet geldig. Als je je beoogde doelen wilt behalen met de tekst die een copywriter voor je gaat schrijven, is het maken van een goede opdrachtomschrijving van essentieel belang. Voorkom misinterpretatie, onnodige correctierondes (en dus tijd) maar ga een efficiënte samenwerking aan met de tekstschrijver in kwestie. Bouw aan die stevige, krachtige basis die onmisbaar is voor elk succesvol project.